Foire aux questions

Foire aux questions

Vous vous posez encore des questions ? Vous voulez en savoir plus ? Besoin de conseils ?

Sachez que vous pouvez, lors de l’envoi de vos fichiers audios, nous transmettre un commentaire avec celui-ci, concernant le type d’entête à utiliser, si cela n’est pas précisé dans votre dictée ou toute autre remarque qui vous semble utile à la personne qui va traiter votre fichier. Sachez que nous restons à votre écoute pour toute remarque constructive.

Pourquoi facturer au caractère ?

 

Parce que c’est vérifiable par le client facilement et que c’est plus précis qu’une facturation à l’heure, qui dépend de la rapidité de la secrétaire qui traitera votre fichier (temps de frappe et de mise en page facturés dans ce cas), ce dont vous n’êtes pas maître, alors que la facturation au caractère est plus juste, vous ne payez que le texte que vous nous confiez, et la mise en page n’est pas facturée dans ce cas.  Vous êtes maître de la longueur de votre dictée, ainsi vous ne vous précipitez pas à dicter pour réduire le temps d’enregistrement, ce qui induit un confort de dictée pour vous et surtout pour la personne qui traitera votre dictée qui sera plus claire et audible, ce qui facilitera son travail.
A savoir : Le fait de ne pas compter les espaces entre chaque caractère abaisse le montant de la facture de 15 à 25%.

Et si je veux modifier mon document après réception ?

Pas de problème, il vous suffit de nous le renvoyer avec une nouvelle dictée, ou si les
modifications sont courtes, les noter dans la case commentaire prévue à cet effet avec le renvoi de votre fichier. Nous corrigerons votre document comme voulu et vous le renverrons.
Pour la facturation, nous compterons simplement les caractères rajoutés et au tarif adapté au degré d’urgence de votre demande.

Conseils pour bien dicter et être sûr que votre fichier sera bien exploité :

Citer clairement à chaque début d’enregistrement :
Votre Nom et Prénom, titre ou grade,
La date, le nom de la personne qui est concernée ou les destinataires.
Pour le médical : nom et prénom du patient et date de naissance,

N’hésitez pas à épeler les noms. Plus la secrétaire aura de bonnes informations et plus votre retranscription sera complète et limitera le travail que vous aurez ensuite à la réception, et donc gagner encore une fois du temps précieux pour vous.
Parler clairement et pas trop près du micro. 

Evitez les bruits de fond ou de proximité, dus au maniement de stylos, tiroirs…
Astuce : Au début, vous pouvez réécouter en partie votre enregistrement pour vérifier la clarté d’élocution.
Nous acceptons la réception de dictées venant de tous les types de dictaphones numériques.

Quelles économies je ferais réellement ?

Les économies sont réelles. Elles représentent entre 30 et 50 % sur les coûts de salariat, (charges sociales, frais comptable, fiche de paye, frais d’embauche d’une secrétaire supplémentaire, frais de congés payés ou remplacement en cas de maladie, frais de licenciement, de fin de contrat…),
L’économie pour votre entreprise est considérable. Vous pouvez aller jusqu’à diviser par 2 vos charges annuelles et par 3 par rapport à du personnel intérimaire.

J’ai un logiciel de retranscription orale :

Nous avons étudié le système de reconnaissance vocale (logiciel permettant de dicter devant son PC et de voir le texte s’écrire directement sur l’écran) et en avons conclu que ce n’est pas encore au point et représente souvent une perte de temps énorme pour celui qui dicte.
En effet, il faut d’abord s’exercer longtemps à dicter pour que le logiciel s’habitue à votre voix (problème si votre voix s’éraille ou trop grave le matin, ou si vous êtes malade), ensuite vous devez dicter lentement en donnant la ponctuation, il faut ensuite reprendre manuellement les mots ou les bouts de phrase que le logiciel n’a pas compris, et enfin, il reste la mise en page finale de votre courrier que vous devrez faire vous-même ou donner à votre secrétaire. Résultat : beaucoup de temps et d’argent
perdu….

Depuis quand existe l’externalisation ?

L’externalisation de services existe déjà depuis longtemps dans les pays anglo-saxons, aux Etats Unis qui travaillent en call-centers ou type-centers. Certains centres hospitaliers américains font même encoder les dictées directement dans le dossier électronique du patient.
En Europe, des services comme la comptabilité, la téléphonie par exemple sont déjà externalisés et de plus en plus de de centres d’affaires de cabinets juridiques, ou hôpitaux externalisent leur courrier. En France les mentalités commencent à changer quand on regarde tous les avantages qu’apporte l’externalisation. En France, La sous-traitance se fait déjà beaucoup pour des services en BTP mais gagne de plus en plus les grandes structures Françaises.
L’externalisation est en pleine expansion en Europe avec le développement des nouvelles technologies, la fibre… L’externalisation c’est l’avenir !

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